Todas as organizações
com um escritório de projetos bem estruturado tem um conjunto de princípios
gerais da qualidade para o cronograma. A revisão dos prazos com base nas
diretrizes evita uma grande parte do impacto dos defeitos nas entregas do
projeto (nunca deve ser esquecido que o prazo de um projeto é um modelo que
estima os acontecimentos futuros e ele deve refletir a realidade o máximo
possível). O Defense Contract Management Agency (DCMA) oferece uma lista de 14 pontos que pode ser
utilizada para a avaliação da qualidade dos prazos do projeto. O DCMS faz parte
do Department of Defense (DoD) do governo
federal dos E.U.A e trabalha com os fornecedores para gerenciar o tempo, custo,
e desempenho dos projetos.
O calculo da qualidade
dos controles das métricas de prazo leva em conta todas as atividades, o prazo
real das tarefas completadas, as ações incompletas, as estimativas de
comparação e as dependências do cronograma. O controle da lógica do prazo
avalia se as todas as tarefas precedentes para a execução de uma atividade
foram realizadas e finalizadas. Em um projeto existe uma cadeia logística
de atividades que deve ser realizada em uma determinada sequência, por isto um
bom projeto não deve ter tarefas órfãs. Em geral todas as atividades tem no
mínimo uma ação prévia ou sucessora. Um bom controle de qualidade do prazo
ocorre quando até 5% das atividades são tarefas do tipo “lógica ausente”.
O Controle das
estimativas dos prazos precisa que os valores sejam os mais realistas possíveis.
Trabalhar com um colchão de segurança para o prazo de cada uma das atividades
impacta o caminho crítico do projeto e impede o desenvolvimento de soluções
inteligentes. As margens de segurança do prazo devem ser trabalhadas se
necessário depois da identificação do caminho crítico real. O controle da
margem de folga dos prazos das atividades do cronograma é feito para minimizar o
impacto no caminho crítico planejado do projeto. Um cronograma de boa qualidade
tem menos de 5% das tarefas com folgas planejadas.
O controle dos tipos de
relacionamento é feito para validar 90% das tarefas com relacionamento do tipo
fim - início. O uso relacionamento tipo fim - início para as atividades
permite o estabelecimento de um fluxo lógico para o cronograma. O controle das
restrições é feito para todas as atividades com relacionamento do tipo precisa
terminar antes, precisa começar antes, precisa começar até uma data específica
e precisa terminar antes de uma data específica. A gestão das restrições faz
com que a administração do cronograma do projeto seja dinâmica e possa ser facilmente
atualizada. O controle das restrições identifica as tarefas incompletas que tem
restrições de prazo. Um cronograma de qualidade não tem mais de 5% de suas
tarefas com restrições.
O controle de altas
flutuações nos prazo identifica todas as tarefas com variação total acima de 44
dias úteis. Uma tarefa com alta variação no prazo normalmente indica que esta
faltando uma atividade predecessora ou sucessora. A porcentagem de tarefas com
alta variação no prazo deve ser menor que 5%. O controle de flutuação negativa
identifica todas as tarefas com flutuação menor que zero. Este controle
identifica as tarefas que podem atrapalhar a conclusão de outras atividades
dentro do prazo. Não pode existir no cronograma tarefas com flutuação negativa.
O controle de duração
das atividades identifica as tarefas da base de comparação com prazo maior que
44 dias. Os bons gerentes de projeto sabem que estas tarefas devem ser
quebradas em atividades com prazo menor. O correto é que no máximo 5% das
tarefas tenham duração acima de 44 dias. O controle dos dados invadidos
identifica as tarefas com início ou fim antes do começo do projeto ou começo ou
fim depois do encerramento do projeto. A estimativa do início e fim das
atividades deve ser feita depois do cronograma geral do projeto. O
acompanhamento do cronograma do prazo não pode permitir datas futuras para as
tarefas realizadas. Nenhuma atividade realizada pode ter data futura em um
cronograma de qualidade.
O controle dos recursos
identifica todas as tarefas que não têm os recursos humanos ou custos
atribuídos. Um cronograma de qualidade tem todos os recursos para a execução
das tarefas. O controle das tarefas perdidas é usado para identificar todas as
tarefas que estão planejadas para terminar pelo acompanhamento do prazo
realizado do projeto depois da data planejada para o encerramento da
iniciativa. Durante o acompanhamento dinâmico das realizações do projeto é
possível que existam tarefas que estão atrasadas. O gestor precisa assegurar o
realinhamento do cronograma com os prazos da base de comparação.
O controle do caminho
crítico avalia a integridade do cronograma usando o caminho crítico. O
resultado esperado de um atraso de 1000 dias no caminho crítico é um atraso de
mil dias na entrega do projeto. O cronograma passa pelo teste do caminho
crítico se a data de encerramento do projeto é compatível com o atraso
introduzido na duração do caminho crítico. O índice de comprimento do caminho
crítico determina se a data de encerramento do projeto é realista em relação à
data de entrega planejada. O índice do comprimento do caminho crítico precisa
ser maior que 1.0 para passar no teste. O índice de realização da base de
comparação compara a quantidade de atividades para data ao número de tarefas
completadas em uma determinada data com as atividades planejadas para estar
completadas nesta data. O índice deve ser maior que 1.0.
Resumo
Estes controles podem
ser utilizados como um sistema de qualidade para avaliar e melhorar o
cronograma do projeto. Os critérios podem ajudar na avaliação da
capacidade do fornecedor de desenvolver e entregar um cronograma robusto. Os
bons gerentes de projeto sabem que existem péssimos cronogramas no mercado
brasileiro. Os critérios do DCMA são uma ferramenta poderosa para medir a
qualidade e utilidade do cronograma que elimina a subjetividade das análises.
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