Na vida prática dos brasileiros normais não funciona o estratagema do "eu não sabia" para assuntos legais e fiscais. Os profissionais precisam manter no topo da agenda a preparação legal do seu negócio. É fato que os consultores são contratados pelo conhecimento técnico especializado. No entanto, eles precisam agir como todos os empreendedores e endereçar nas suas atitudes todos os aspectos relatórios. O rígido atendimento de todos os dispositivos legais é o primeiro passo para ser um consultor de sucesso.
QUESTÕES LEGAIS NÃO PODEM GERAR RISCOS PARA O SEU NEGOCIO E NEM GERAR DESCONFORTOS PARA OS CLIENTES.
Nunca pode existir abertura para questionamentos o posicionamento orgânico do consultor em uma corporação. Por mais óbvio que possa ser ele é um consultor e não é um funcionário. São direitos e responsabilidades diferentes que não podem ser misturadas, portanto, o profissional deve assegurar sempre o relacionamento legal com o cliente. Um consultor externo recebe com base em notas fiscais. Não existe direitos trabalhistas tais como férias, décimo terceiro salário, plano de saúde ou direitos compensatórios como convites para festas da empresa, cesta de natal e etc.
Muitas vezes são gerados fortes desconfortos e perdas posteriores pela não separação dos direitos compensatórios. Para evitar a geração de um núcleo nebuloso entre o consultor e empresa é importante explicitar formalmente o funcionamento do controle ambiental do consultor. Ou seja, é preciso definir uma diretriz da quantidade de controle do contratante existente em relação às horas trabalhadas, seqüência de ações e ferramentas e equipamentos utilizados. O controle financeiro é conseqüência da diretriz e estabelece o cronograma de pagamento.
O consultor pode receber semanalmente ou mensalmente em função das horas trabalhadas. Existem também casos em que ele recebe valor fixo independente do volume de trabalho. A forma de relacionamento é também um derivado da diretriz. O consultor deve trabalhar em formato fixo de relacionamento com todos os empregados da empresa para que todas as partes (inclusive fiscalização trabalhista) facilmente reconheçam as relações.
O CONJUNTO FORTE CONTROLE AMBIENTAL, FINANCEIRO E RELACIONAMENTO HIERARQUIZADO CARACTERIZAM UM EMPREGADO E NÃO UM CONSULTOR INDEPENDENTE.
A renda e impostos pagos da atividade de consultoria decorrem das notas fiscais emitidas. Não existem obrigações de retenção de taxas e impostos pela empresa contratante. O consultor é o responsável pelo pagamento dos impostos, taxas, contribuições e etc. decorrentes da atividade da sua própria organização. A organização legal da firma é da alçada da responsabilidade do consultor e ele deve completar apropriadamente a declaração anual de rendimentos caso seja o único dono do negócio. Como qualquer pessoa o consultor é também responsável pela veracidade e acuracidade das informações dos tributos enviadas para a receita federal, estadual e municipal.
A distinção de posicionamento entre empregado e consultor independente precisa estar presente, pois o caminho impacta o cálculo e forma de pagamento dos impostos. Como empregado, é o empregador o responsável pela retenção dos impostos e contribuições relativas ao salário. O consultor independente é o responsável pelo pagamento destes impostos, taxas e contribuições. Neste caso a totalidade da contribuição para o INSS é da alçada do consultor.
O pagamento do imposto sobre as vendas também é da responsabilidade da empresa do consultor. Muitas vezes são vendidos serviços e produtos (por exemplo, a licenças de uso de um software desenvolvido). Ignorar os impostos sobre a venda de produtos nas notas fiscais pode causar problemas.
Se não existir a venda da licença de uso de um software desenvolvido então a propriedade intelectual e autoral dele é da empresa contratante, pois ela pagou pelo serviço de desenvolvimento. O trabalho desenvolvido pelo consultor não pode neste caso ser utilizado em outras situações e o reuso do código não é automaticamente autorizado. É importante destacar estas diferenças para os clientes da propriedade intelectual e direito de uso para que exista proteção do trabalho realizado e direito autoral. Se o consultor não quer abrir mão do direito autoral e intelectual da aplicação entregue para o cliente, então ele tem que pagar o imposto de venda da licença de uso do software.
Se existir apenas uma nota fiscal de serviço, o cliente passa a deter o direito autoral do software mesmo que o consultor prove que criou o trabalho. O cliente tem a força da lei para vencer eventuais barreiras erguidas para exigir os direitos do trabalho comprado. É importante deixar claro o ponto dos direitos para evitar algum mal-entendido posterior. Caso o contrato defina que existe apenas a venda de licença de uso sem perda de direitos do trabalho, então é preciso fornecer uma nota fiscal coerente e pagar o imposto sobre a venda de produto.
A venda da licença de uso do software pode ser feita no formato exclusivo ou não exclusivo. Apenas o portador da propriedade intelectual e direito autoral pode permitir que outros tenham licença de uso. A cobrança pode ser feita como taxa única, anual ou mensal. Quando o consultor concede a licença de uso ela pode ser exclusiva ou não exclusiva (venda de licenças para vários). Quando o cliente exige uma licença exclusiva, em geral existe um aumento da taxa cobrada em relação a não exclusiva.
A consultoria é um negócio igual aos outros e, portanto também é revestido de riscos e responsabilidades. Um profissional que realmente entenda do negócio e queira manter postura profissional e séria deve considerar a contratação de um seguro de responsabilidade profissional e de responsabilidade geral.
Os dois oferecem proteção para as atividades realizadas e eventuais falhas e erros de forma diferente. O seguro de responsabilidade profissional (seguro para erros e omissões) protege o consultor das conseqüências das decisões e ações de consultoria pobremente realizadas. Isto é uma proteção para o seu negócio, cliente e pode ser usado como diferencial competitivo. O valor do seguro mostra via referência de mercado o risco da contratação dos seus serviços. Um baixo risco permite menor custo e preço. Por exemplo, se ocorrer um erro na implementação de um sistema e o seu cliente perder receita por causa da falha, o seguro de responsabilidade profissional é uma boa proteção para o consultor e cliente.
O seguro de responsabilidade geral protege o cliente e consultor de problemas simples que muitas vezes são ignorados ou desprezados pelas partes. Está iniciativa simples e barata mostra o seu nível de seriedade e comprometimento com o trabalho. Por exemplo, um escorregão ou derramamento de café quente sem querer com conseqüências dentro do seu escritório ou do cliente é protegido pelo seguro. Ter na parede estas apólices mostra um excelente domínio do negócio, favorece a criação de ambiente de confiança e simplifica e reduz os custos.
Para marcar o importante gol do seguro é preciso que as reclamações reais virem ocorrência da cobertura do seguro. O seguro de responsabilidade é baseado na ocorrência. Ou seja, um incidente que a sua empresa está envolvida em primeiro de Janeiro coberto pela apólice de seguro da companhia QKK será de responsabilidade dela mesmo que a sua empresa tenha trocado de seguradora no último dia de Janeiro daquele mesmo ano.
Para que o seguro seja efetivo é preciso entender que a forma de entrega dos trabalhos da sua empresa de consultoria determina a opção da organização societária. Mesmo quando existe um único dono é o formato societário da organização que determina a quantidade e freqüência dos relatórios e nível de proteção legal necessária. A sua empresa pode vender apenas serviços ou produtos ou serviços, pode ser uma sociedade anônima ou limitada. Enfim é preciso ter clareza do propósito do negócio para esta escolha. Uma companhia apenas de consultoria não pode vender produtos como licença de uso de um software desenvolvido. Uma sociedade com vários sócios tem a vantagem de dividir os riscos legais com várias pessoas.
A opção da organização do negócio é uma escolha de fundamental importância para uma consultoria, pois ela define o nível de proteção legal e risco pessoal do empreendedor. O formato da sociedade tem, no entanto a contrapartida do conjunto de impostos e taxas e intensidade e freqüência dos relatórios. Uma sociedade anônima exige tanto a declaração formal de rendimentos e documentação formal das reuniões. A organização do negócio como cooperativa é uma opção interessante para grupos sólidos de consultores. Existe também nesta estrutura a necessidade de formalizar, documentar e arquivar os contratos estabelecidos e as reuniões realizadas.
A estrutura organizacional como empresa limitada de um único dono reduz sobremaneira a necessidade de formalizar, documentar e arquivar os contratos estabelecidos e as reuniões realizadas. Para os consultores que não gostam de documentar e comunicar internamente ela é uma opção interessante. De uma forma ou outra os impostos, taxas e contribuições e os papéis, responsabilidades e riscos são equivalentes em todos os formatos e por isto a escolha por um ou outro modelo deve ser feita conforme o conjunto de desejos e necessidades do consultor.
