Controle de qualidade para o prazo de um projeto de TI

Um caminho para avaliar se o controle do prazo do projeto é bom é a comparação com um padrão de mercado. Os consultores em gerenciamento de projetos de TI e os gerentes do escritório de gerenciamento de projetos sabem que os controles do prazo dos projetos tem enorme peso na variação na qualidade da iniciativa. Não é obrigatório que um gerente de projetos certificado com vários anos de experiência saiba desenvolver um bom cronograma para os projetos. A avaliação do cronograma pode ser muito subjetiva se não existir um conjunto de critérios objetivos.

Todas as organizações com um escritório de projetos bem estruturado tem um conjunto de princípios gerais da qualidade para o cronograma. A revisão dos prazos com base nas diretrizes evita uma grande parte do impacto dos defeitos nas entregas do projeto (nunca deve ser esquecido que o prazo de um projeto é um modelo que estima os acontecimentos futuros e ele deve refletir a realidade o máximo possível). O Defense Contract Management Agency (DCMA) oferece uma lista de 14 pontos que pode ser utilizada para a avaliação da qualidade dos prazos do projeto. O DCMS faz parte do Department of Defense (DoD) do governo federal dos E.U.A e trabalha com os fornecedores para gerenciar o tempo, custo, e desempenho dos projetos.

O calculo da qualidade dos controles das métricas de prazo leva em conta todas as atividades, o prazo real das tarefas completadas, as ações incompletas, as estimativas de comparação e as dependências do cronograma. O controle da lógica do prazo avalia se as todas as tarefas precedentes para a execução de uma atividade foram realizadas e finalizadas. Em um projeto existe uma cadeia logística de atividades que deve ser realizada em uma determinada sequência, por isto um bom projeto não deve ter tarefas órfãs. Em geral todas as atividades tem no mínimo uma ação prévia ou sucessora. Um bom controle de qualidade do prazo ocorre quando até 5% das atividades são tarefas do tipo “lógica ausente”.

O Controle das estimativas dos prazos precisa que os valores sejam os mais realistas possíveis. Trabalhar com um colchão de segurança para o prazo de cada uma das atividades impacta o caminho crítico do projeto e impede o desenvolvimento de soluções inteligentes. As margens de segurança do prazo devem ser trabalhadas se necessário depois da identificação do caminho crítico real. O controle da margem de folga dos prazos das atividades do cronograma é feito para minimizar o impacto no caminho crítico planejado do projeto. Um cronograma de boa qualidade tem menos de 5% das tarefas com folgas planejadas.

O controle dos tipos de relacionamento é feito para validar 90% das tarefas com relacionamento do tipo fim - início. O uso relacionamento tipo fim - início para as atividades permite o estabelecimento de um fluxo lógico para o cronograma. O controle das restrições é feito para todas as atividades com relacionamento do tipo precisa terminar antes, precisa começar antes, precisa começar até uma data específica e precisa terminar antes de uma data específica. A gestão das restrições faz com que a administração do cronograma do projeto seja dinâmica e possa ser facilmente atualizada. O controle das restrições identifica as tarefas incompletas que tem restrições de prazo. Um cronograma de qualidade não tem mais de 5% de suas tarefas com restrições.

O controle de altas flutuações nos prazo identifica todas as tarefas com variação total acima de 44 dias úteis. Uma tarefa com alta variação no prazo normalmente indica que esta faltando uma atividade predecessora ou sucessora. A porcentagem de tarefas com alta variação no prazo deve ser menor que 5%. O controle de flutuação negativa identifica todas as tarefas com flutuação menor que zero. Este controle identifica as tarefas que podem atrapalhar a conclusão de outras atividades dentro do prazo. Não pode existir no cronograma tarefas com flutuação negativa.

O controle de duração das atividades identifica as tarefas da base de comparação com prazo maior que 44 dias.  Os bons gerentes de projeto sabem que estas tarefas devem ser quebradas em atividades com prazo menor. O correto é que no máximo 5% das tarefas tenham duração acima de 44 dias. O controle dos dados invadidos identifica as tarefas com início ou fim antes do começo do projeto ou começo ou fim depois do encerramento do projeto.  A estimativa do início e fim das atividades deve ser feita depois do cronograma geral do projeto. O acompanhamento do cronograma do prazo não pode permitir datas futuras para as tarefas realizadas. Nenhuma atividade realizada pode ter data futura em um cronograma de qualidade.

O controle dos recursos identifica todas as tarefas que não têm os recursos humanos ou custos atribuídos. Um cronograma de qualidade tem todos os recursos para a execução das tarefas. O controle das tarefas perdidas é usado para identificar todas as tarefas que estão planejadas para terminar pelo acompanhamento do prazo realizado do projeto depois da data planejada para o encerramento da iniciativa. Durante o acompanhamento dinâmico das realizações do projeto é possível que existam tarefas que estão atrasadas. O gestor precisa assegurar o realinhamento do cronograma com os prazos da base de comparação.

O controle do caminho crítico avalia a integridade do cronograma usando o caminho crítico. O resultado esperado de um atraso de 1000 dias no caminho crítico é um atraso de mil dias na entrega do projeto. O cronograma passa pelo teste do caminho crítico se a data de encerramento do projeto é compatível com o atraso introduzido na duração do caminho crítico. O índice de comprimento do caminho crítico determina se a data de encerramento do projeto é realista em relação à data de entrega planejada. O índice do comprimento do caminho crítico precisa ser maior que 1.0 para passar no teste. O índice de realização da base de comparação compara a quantidade de atividades para data ao número de tarefas completadas em uma determinada data com as atividades planejadas para estar completadas nesta data. O índice deve ser maior que 1.0.

Resumo

Estes controles podem ser utilizados como um sistema de qualidade para avaliar e melhorar o cronograma do projeto.  Os critérios podem ajudar na avaliação da capacidade do fornecedor de desenvolver e entregar um cronograma robusto. Os bons gerentes de projeto sabem que existem péssimos cronogramas no mercado brasileiro. Os critérios do DCMA são uma ferramenta poderosa para medir a qualidade e utilidade do cronograma que elimina a subjetividade das análises.