10 SUGESTÕES PARA NÃO JOGAR FORA O DINHEIRO DO ORÇAMENTO DE TIC
O tempo de orçamentos gordos de TI já não nos pertence mais. Com base nesta premissa os gestores estão novamente estimando custos para o ano de 2010 e enfrentando o desafio de fazer mais com menos. Para quem trabalha em multinacionais a atividade que já é complexa ganha contornos de dramaticidade pelo fortalecimento do real.
De uma hora para outra os custos de TI aumentaram apenas pelo enfraquecimento do dólar. Os cortes decorrentes do menor volume de dinheiro precisam ser muito bem avaliados para não impactar as vendas e lucro, logo o melhor lugar para começar com os cortes é pela eliminação das ineficiências e desperdícios.
Como dez é o número mágico do Pelé vamos entrar em contato com o extraordinário e apresentar 10 situações comuns do dia a dia onde o dinheiro do orçamento de TI é literalmente jogado no lixo. A organização de tecnologia tem que valorizar os seus preciosos REAIS e evitar que eles sejam perdidos.
Para alguns as sugestões representam apenas o óbvio bom senso, no entanto, é possível afirmar que neste exato momento existem organizações que ignoram o senso comum e estão esbanjando o dinheiro de TI.
1. Desperdício de energia
Apesar da redução dos custos de eletricidade provocada pela redução da atividade da economia global nos últimos doze meses, as despesas de energia têm enorme potencial de crescimento em função do crescimento do volume de informações. A conta de energia elétrica do processamento representa hoje em dia um enorme gasto para a grande maioria das empresas. A organização de tecnologia pode economizar muito mais dinheiro do que ela está fazendo atualmente e do que ela imagina ser possível apenas com a adoção de algumas praticas.
a. Estações de trabalho entrando em modo econômico quando não estão fazendo nada
b. Uso de pano de fundo da tela de cor escura. Cores escuras consomem menos energia.
c. Desligamento automático do equipamento quando ele não estiver em uso
d. Foco no desempenho economicamente viável, ou seja, desligar os recursos de economia de energia em favor de performance superior apenas quando for realmente necessário.
e. Desligamento automático das luzes do escritório e DATACENTER na ausência de pessoas. Muitos ignoram este custo. Quando ele é apresentado todos ficam espantados. O uso mais inteligente da iluminação aliado com a compra de equipamentos de maior eficiência energética economiza muitos REAIS durante o ano.
2. Gastos elevados com a mobilidade.
É comum encontrar no mercado situações onde o custo da telefonia móvel está fora de controle. O estratagema adotado é ruim em diversos casos e os planos custam mais do que necessário. Uma recente pesquisa mostrou que apenas um em quatro empregados usa mais de 75% dos minutos de contratados. A pesquisa também mostrou que a metade das empresas pesquisadas está pagando por facilidades que nunca foram utilizadas. Os resultados deixam claro que as companhias precisam amadurecer o estratagema para a mobilidade.
3. Proibição do trabalho remoto
A falta de maturidade para superar as dificuldades do teletrabalho esta impedindo que as empresas realizem importantes economias em espaço do escritório, estacionamento e ar condicionado. Os empregados ganham também pois eles aumentam o poder de compra pela economia em roupa, almoço e transporte.
O maior nível de satisfação dos colaboradores permite também um significativo aumento de produtividade e eliminação de horas extras. Muitas atividades corporativas podem ser realizadas em casa e a empresa pode contar com melhoria de capital intelectual e redução do custo hora da mão de obra em função de poder contratar recursos gabaritados em regiões onde existe excesso de mão de obra.
A principal barreira a ser superada é a sensação que os gerentes das empresas tem sobre a falta de controle e segurança do trabalho remoto. As modernas tecnologias de segurança como NAP/NAC e DirectAccess permitem a verificação dos sistemas remotos que estão conectados a LAN da empresa. Estas soluções oferecem plena proteção e são facilmente configuradas.
4. Perdas pela falta de capital intelectual adequado
Ao permitir o teletrabalho a empresa localizada em centros mais distantes ganha a possibilidade de contratar especialistas. É mais comum do que imaginamos as situações onde as empresas sofrem pesadas perdas pelo não aproveitamento de uma oportunidade ou por exposição demasiada a uma ameaça conhecida por todos.
No caso de ameaça conhecida eu já encontrei diversos casos onde os empregados estavam apontando o risco por meses ou anos, mas não conseguiam identificar e justificar o que deveria ser feito. O resultado final foi: ameaça ignorada. Quando ela ocorreu o custo foi milhares de vezes maior do que a solução necessária.
O acesso remoto a especialistas experientes permite que a empresa tenha conhecimento específico de forma fácil, ágil e barata e reaja em tempo para as oportunidades e ameaças.
No entanto, nem sempre a contratação de um especialista externo é necessária. Existem muitos casos onde a empresa já tem no seu quadro de profissionais os especialistas necessários com tempo disponível para assumir novos desafios.
No caso da contratação de especialista via teletrabalho as credenciais e referências devem ser avaliadas com cuidado. É muito importante a existência de controles para gerenciar o trabalho e pagamentos.
5. Contratação de funcionários conforme a CLT
No médio prazo a contratação de profissionais bem preparados conforme a CLT tem efetividade de custo muito maior que trabalhar com os pseudos PJs. O exercício de pratica orquestrada e coerente para o modelo de negócio da mão de obra intelectual retorna sempre como custo menor de médio e longo prazo.
O comprometimento do profissional com a empresa faz com que ele tome permanentemente decisões de menor custo do ciclo de vida. Profissionais que comprometem 15 anos da sua vida em uma empresa têm uma parte importante e querida da sua vida dedicada ao sucesso do negócio. Considerado que a gestão cumpre com competência o seu papel de manter na equipe quem endereça com maturidade e equilíbrio as necessidades do negócio é natural que a empresa conquiste ganhos contínuos de produtividade ao longo do tempo.
O modelo de negócio em conjunto com o estratagema de retenção de longo prazo dos talentos assegura tanto uma melhor identificação e entendimento das oportunidades e ameaças, como uma efetiva exploração delas.
Recente artigo da folha de São Paulo (09/11/2009) sobre a engenharia na China (Engenheiros recebem R$ 1000 mais subsídios) ilustra a questão com um caso de sucesso para o modelo de negócio da mão de obra intelectual.
A contratação de mão de obra especialista de alta competência deve, no entanto obedecer outra lógica. Em geral este tipo de necessidade é pontual e de prazo curto e limitado. Contratar empregado tempo integral para este tipo de carga de trabalho em geral onera a folha de pagamento, não resolve a necessidade e gera o problema de trabalhador com tempo ocioso.
A ociosidade custa muito dinheiro no seu orçamento, gera insatisfação e elimina ganhos de produtividade. O gestor da área enfrenta o problema adicional de constante justificação do tamanho da equipe e é comum a conseqüência de instabilidade. Normalmente formações com este tipo de barreira nunca resultam em equipes. O típico nestes casos é o pensamento cada um por si e zero de colaboração.
6. Atualizações desnecessárias
Sempre devem existir boas justificativas para as atualizações de software e hardware. É justo e correto atualizar sistema operacional e aplicações quando a necessidade do negócio justifica financeiramente as novas funcionalidades (estamos falando aqui de ganho de produtividade, ou seja, as novas funcionalidades tornam a execução das atividades dos usuários mais fácil e rápida)
No mercado existem organizações de TI que tem a política de atualizar os ativos a cada X anos. Também existem empresas que tem a política de migrar para um novo sistema operacional ou nova versão da aplicação Y meses depois da sua liberação, ou tão logo após o primeiro Service Pack ou em função de outro parâmetro particular que não leva em consideração a necessidade do negócio.
A atualização dos ativos de tecnologia em uso só tem sentido caso exista uma real necessidade para as novas funcionalidades. A organização de TI pode economizar muito dinheiro em novas licenças, CAPEX e depreciação, fazer os usuários felizes e evitar dores de cabeças se manter os ativos que estão endereçando as necessidades do negócio no estado da arte da tecnologia apropriado a realidade corporativa.
É sempre muito bom ter ativos poderosos, mas a atualização deve ser feita sempre em função de ganhos de produtividade, segurança ou outros fatores importantes. Gerenciar a atualização dos ativos de tecnologia apenas pela vontade significa na pratica que estamos falando de novos brinquedos.
7. Falhas na atualização dos ativos
Muitos negócios naufragaram quando tentaram usar os ativos de tecnologia além da viabilidade econômica. O livro Governança Avançada de TI na Pratica mostra que toda vez que o custo de manutenção de um ativo é maior que o seu valor residual a sua utilização é economicamente inviável.
Em geral o custo da indisponibilidade de um serviço de valor agregado de TI é muito elevado, por isto manter negócios com base em tecnologias velhas e caras significa na pratica perder muito dinheiro.
Nada pode ser pior para a sustentabilidade de um negócio do que colocar informações sensíveis em perigo. Usar soluções velhas cheias de vulnerabilidades apenas para adiar alguns investimentos baratos pode custar muito caro.
As vezes o preço cobrado é a alma do negócio. Nunca pode ser esquecido que ativos que usam a energia de forma ineficiente representam perigo para a sobrevivência da empresa. Custos mais altos significam ou preço maior ou menor lucro. Qualquer que seja a escolha estamos falando no médio e longo prazo de menor faturamento. Lembre sempre "O bolso agradece e a natureza também". Sempre olhe o menor custo do ciclo de vida.
8. Gastos exagerados em hardware
Investimentos em novos hardwares na intensidade ideal podem economizar muito dinheiro. No entanto, investir além do ideal significa na pratica jogar dinheiro fora. Um exemplo pratica desta ineficiência de gestão é o estratagema de virtualização. Ele ainda está em fase de exploração por algumas companhias, mais ainda existem diversas empresas que não entenderam o poder da estratégia para reduzir o capital investido e os gastos operacionais de depreciação e CAPEX.
O atual perfil do mercado de produtos de tecnologia mudou e no momento não é economicamente vantajoso comprar vários servidores de pequeno e médio porte para rodar serviços de web, correio, colaboração e comunicação. É possível obter expressiva economia no custo total do ciclo de vida ao consolidar através das tecnologias de virtualização todos estes serviços em alguns poucos servidores de maior porte. A necessidade de capital de investimento é muito menor e as despesas operacionais são incrivelmente baixas em função do menor custo da garantia, manutenção, licenças e energia.
Não é raro encontrar casos onde as organizações de TI desperdiçam o dinheiro do orçamento ao comprar equipamentos de uso específico para um projeto. É comum existir demanda intensa de recursos de TI para uma necessidade pontual e por tempo limitado. Quando o projeto acaba os recursos comprados ficam ociosos, gerando despesas operacionais de depreciação. Já é possível adquirir soluções com base na computação em nuvem onde a quantidade de recursos disponíveis é elástica, ou seja, ela pode ser aumentada ou reduzida conforme as necessidades do negócio.
Este estratagema permite que a empresa pague apenas o que precisa ao longo do tempo. Negócios sazonais ou que dependem de safra são candidatos naturais para este tipo de solução.
9. Falta de efetividade no uso do orçamento de treinamento.
Todos os dias aparecem novas oportunidades e ameaças habilitadas pela tecnologia, por isto é importante manter a equipe atualizada. No entanto, o dinheiro não pode esbanjando em coisas inúteis. No mundo atual especialistas de grande saber podem ser acessados pela internet, por isto custos de deslocamento e estadia não tem sentido na maioria dos casos. Treinar uma única pessoa na equipe e contar com que ela compartilhe o conhecimento com o grupo pode ter sido no passado uma solução, hoje em dia esta redução de custo acontece apenas no papel, pois é comum perder profissionais após treinamentos caros ou ter que aumentar o salário dele em função do aumento do poder de barganha.
Treinar a equipe em grupos especializados não apenas evita a criação do problema da barganha como estimula o desenvolvimento da inteligência coletiva como também permite trabalhar o grupo de forma personalizada. É claro que é possível também abordar o grupo de forma generalista. Colocar funcionários para viajar para um local distante para treinamento gera um enorme custo total e restringe a eficiência do orçamento. É comum encontrar casos onde a maior parte do orçamento de treinamento foi gasta em despesas de estadia e deslocamento. O principal que é o conhecimento consumiu nestes casos apenas uma pequena parte do orçamento.
Será que realmente é necessário para a organização de TI gastar dinheiro em certificações? Em geral as certificações apenas permitem que os profissionais busquem outro emprego. O investimento será efetivo quando o foco for conhecimento. Treinamentos com especialistas pela web são muito mais eficientes em termos de assimilação do conhecimento e possibilitam o acesso aos melhores profissionais do mercado de uma forma barata.
Programas de educação continuada são muito importantes e em geral permitem elevada economia de dinheiro. No momento em que somos chamados para apertar o cinto é importante obter a maior valorização de cada real investido em instrução e eliminar as ineficiências e desperdícios.
10. Desperdício de dinheiro em viagens
Reuniões em outras ou escritórios para ajudar na implantação de novos serviços de tecnologia ou para resolver problemas podem gerar elevado custo operacional de forma desnecessária.
Sempre é importante que a gestão avalie se estas atividades podem ser feitas pela intranet ou internet. Quando à viagem for inevitável é importante manter as despesas de hotéis, refeições e táxis sob forte controle. Comparar preços e despesas atuais com o histórico ajuda muito.
Considerar ir de carro em vez de avião não apenas evita o problema do apagão aéreo como também permite a eliminação das despesas de táxi. A experiência pode ser mais agradável para o profissional e as economias são significativas.